Manuel pour Tuteurs de Projets de Recherche de Doctorat

Gestion des travaux dans le système de gestion

L’étudiant doit toujours remettre les travaux par l’intermédiaire du SG et il n’est pas permis d’accepter des travaux remis par courrier électronique. Une fois le doctorant remet le travail, le tuteur affecté reçoit une notification à son courrier électronique pour donner lieu au début du processus de révision. Dans le message même, le tuteur peut télécharger le travail envoyé par l’étudiant comme il peut être constaté dans la capture d’écran suivante : Le lien donne accès directement au travail. Le tuteur/directeur doit le réviser et envoyer par courrier électronique à l’étudiant, le feedback correspondant pour qu’il puisse intégrer les changements suggérés. En outre, le tuteur doit également laisser une trace écrite du résultat de la révision sur la plate-forme. Pour obtenir le courrier personnel de l’étudiant et laisser une trace écrite du feedback dans le SG, le tuteur doit suivre les étapes suivantes :

  1. Entrez dans le SG avec votre utilisateur et votre mot de passe :

  1. Sélectionnez l’option « Suivi Académique » :

  1. Effectuez la recherche en introduisant le nom et le prénom du doctorant dans les champs correspondants :

8. Pour laisser une trace écrite du résultat de la révision puis l’envoyer à l’étudiant, le tuteur devra d’abord accéder à son dossier par le biais du programme dans lequel il est inscrit. Dans le cas où, il y a plusieurs étudiants avec le même nom, vous devrez choisir celui qui est inscrit dans le doctorat correspondant. Ci-après, vous trouverez un exemple d’étudiant de doctorat : 9. Une fois dans le dossier de l’élève, vous devez sélectionner l’onglet « Thèse » : 10. Dans l’onglet thèse, on peut voir ce que l’étudiant à rendu dans la section « Suivis » et c’est ici que le tuteur doit cliquer sur l’icône « + » pour ajouter la révision du travail  qu’il enverra à l’étudiant : 11. En sélectionnant l’icône « + » une fenêtre s’ouvrira pour ajouter le commentaire. Ensuite, il devra charger dans l’onglet Documents le document de travail corrigé, rédiger le message et l’objet et choisir l’option Envoyer e-mail. 12. Après avoir écrit le commentaire et annexé le document de révision envoyé à l’étudiant, le tuteur doit cliquer sur « Sauvegarder » et ceci sera enregistré dans la section « Suivis » (l’étudiant n’a pas accès à ce commentaire, il s’agit d’un suivi interne) : Ce processus sera répété autant que nécessaire jusqu’à ce que le tuteur estime que le travail mérite d’obtenir une note de validation. Alors, il devra introduire la note de la manière suivante :

  1. Après avoir accédé au dossier de l’étudiant (voir les étapes 1, 2, 3 et 6 ci-dessus), le tuteur doit sélectionner l’onglet « Thèse » :

  1. Il s’ouvrira alors l’écran suivant où s’affiche les informations de remises de l’étudiant et dans la section « Étape Suivante » la demande « Entrer Note de travail de recherche I (tuteur) ». Pour qualifier le travail, le tuteur devra choisir l’option « Gérer Thèse » :

  1. Ensuite, une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle il doit introduire la note que l’étudiant a obtenu pour le travail dans le champ « Note » :

  1. Une fois que la note a été introduite, l’état d’avancement de l’étudiant est modifiée automatiquement en passant de la tâche « T01 » à la tâche « T02 ». Par ailleurs, le tuteur doit laisser une trace écrite dans « Suivi » » de la validation de ce travail :

  1. Les mêmes étapes doivent être suivies pour le travail de recherche II. Une fois que l’étudiant a remis le travail, « l’Étape Suivante » à la demande sera « Entrer Note de travail de recherche II (tuteur) ». Pour le noter, le tuteur devra suivre la même procédure que dans le cas précédent : sélectionner l’option « Gérer Thèse » :

  1. Ensuite, une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle il doit introduire la note que l’étudiant a obtenu pour le travail dans le champ « Note » et cliquer sur « Sauvegarder » :

Dans cette phase, l’état de l’avancement de l’étudiant ne sera pas modifié étant donné que pour qu’il puisse poursuivre la phase suivante du processus (l’élaboration de la proposition de thèse de doctorat) la commission académique devra au préalable lui assigner un directeur.